Jak zastrzec znak towarowy krok po kroku? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Niestety takie sytuacje zdarzają się częściej niż mogłoby się wydawać. I jeśli nie zadbasz o prawną ochronę swojej marki, Twoje możliwości reakcji mogą być mocno ograniczone.

Rejestracja znaku towarowego to jedno z najprostszych, najszybszych i najskuteczniejszych narzędzi, by zabezpieczyć swoją markę oraz zadbać o jej wartość.

Dlaczego warto zastrzec znak towarowy?

• Uzyskujesz wyłączne prawo do używania znaku na określonym terytorium w odniesieniu do wybranych towarów lub usług. Dzięki temu skuteczniej możesz przeciwdziałać kopiowaniu znaku przez osoby trzecie.
• Chronisz swoją markę przed podróbkami i nieuczciwą konkurencją.
• Zyskujesz prawo do stosowania symbolu ®, który informuje innych, że Twoje oznaczenie jest objęte formalną ochroną.
• Łatwiej egzekwujesz swoje prawa m.in. poprzez skuteczniejsze działania na platformach sprzedażowych, w mediach społecznościowych czy przed organami celnymi i sądami.
• Zwiększasz wartość firmy. Zarejestrowany znak towarowy może być przedmiotem sprzedaży, licencji lub stanowić zabezpieczenie przy ubieganiu się o kredyt.

Przygotowanie do rejestracji znaku towarowego

Zgłoszenie znaku towarowego warto zaplanować i starannie przygotować. Od tego zależy zakres ochrony i skuteczność jej egzekwowania. Na co zwrócić uwagę?

• Zdolność rejestracyjna znaku - oznaczenie nie może być bezpośrednio opisowe ani wprowadzać w błąd co do rodzaju, jakości czy pochodzenia towarów lub usług.
• Badanie dostępności - czyli sprawdzenie czy identyczny lub podobny znak nie został już wcześniej zarejestrowany w podobnym zakresie. Badanie pozwala uniknąć kolizji i ocenić ryzyko sprzeciwu wobec zgłoszenia znaku towarowego.
• Analiza otoczenia rynkowego - np. działając w silnie konkurencyjnej branży, wybór bardziej oryginalnego i odróżniającego się oznaczenia może znacząco ułatwić późniejszą ochronę i egzekwowanie praw.
• Wybór rodzaju znaku - zastanowimy się jaki rodzaj ochrony będzie najlepszy dla ochrony Twojej marki np. znak słowny lub słowno-graficzny.
• Profesjonalne przygotowanie wykazu towarów lub usług - rejestracja znaku odbywa się przy wskazaniu konkretnych towarów i usług, przypisanych do odpowiednich klas klasyfikacji nicejskiej. To w tym zakresie Twój znak będzie chroniony.

Niektóre z tych etapów mogą wydawać się pozornie proste, jednak wszystkie wymagają doświadczenia i znajomości praktyki urzędów.

Proces składania wniosku o rejestrację

Mając wybrany znak i przygotowany wykaz przychodzi czas, aby się zastanowić nad terytorium na jakim chcesz chronić znak. Jeżeli odpowiednia dla Ciebie jest ochrona w Polsce to zgłoszenie należy złożyć do Urzędu Patentowego RP, ale jeżeli chcesz uzyskać ochronę w całej Unii Europejskiej to najlepiej, żebyśmy zgłosili znak w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO).

We wniosku wskazujemy typ znaku, załączamy przedstawienie znaku, wykaz towarów i usług. Trzeba też pamiętać o takich formalnościach jak pełnomocnictwo (jeśli wniosek w Twoim imieniu przygotowuje i składa np. rzecznik patentowy) i opłacie za zgłoszenie. Opłaty różnią się w zależności od urzędu i liczby klas.

Co się dzieje po złożeniu wniosku?

Po złożeniu wniosku i otrzymaniu opłaty Urząd rozpoczyna badanie zgłoszenia, które obejmuje:

• Wstępną ocenę formalną - Urząd sprawdzi takie kwestie jak poprawność wniosku, wniesienie opłaty, prawidłowość pełnomocnictwa oraz wykaz towarów i usług.
• Badanie merytoryczne - Urząd zbada, czy nie występują bezwzględne przeszkody w rejestracji, takie jak opisowy charakter, użycie wyłącznie słów powszechnie stosowanych w danej branży lub sprzeczność z dobrymi obyczajami.
• Publikację zgłoszenia w celach sprzeciwowych - trzymiesięczny okres sprzeciwowy to czas, w którym właściciele wcześniejszych identycznych lub podobnych praw o zbliżonym zakresie ochrony mogą podjąć działania i zgłosić sprzeciw wobec rejestracji Twojego znaku.
• Jeżeli nie pojawiły się przeszkody lub jeżeli udało się je przezwyciężyć to otrzymasz decyzję o rejestracji. W przypadku zgłoszenia w polskim urzędzie konieczne będzie uiszczenie opłaty za ochronę, w przypadku jej braku decyzja o ochronie zostanie anulowana.

W Polsce cały proces zwykle trwa 5-7 miesięcy, ale może się przedłużyć, jeśli pojawią się sprzeciwy lub wątpliwości formalne.

Potencjalne problemy i jak im zapobiegać

W procesie rejestracji mogą pojawić się różne przeszkody:

• Błędy we wniosku - jednym z najczęstszych problemów są nieprawidłowo określone klasy towarów i usług. Warto pamiętać, że po zgłoszeniu nie można już rozszerzyć zakresu ochrony, np. jeśli początkowo znak zgłoszono tylko dla odzieży, to dodanie kosmetyków będzie wymagało nowego zgłoszenia. Dlatego precyzyjny i przemyślany wykaz towarów i usług jest tak istotny.
• Odmowa rejestracji z powodu przeszkód bezwzględnych np. znak, który będzie wprost opisowy (będzie wskazywał tylko cechy lub przeznaczenie towarów lub usług) dla zgłoszonych towarów może zostać odrzucony przez Urząd. Znak słowny „najlepszy sklep” dla usług sprzedaży detalicznej produktów spożywczych raczej nie zostanie zarejestrowany.
• Sprzeciw osób trzecich - nawet jeśli Urząd nie widzi przeszkód, rejestracja może zostać zablokowana przez właściciela wcześniejszego, podobnego znaku.

Uważaj też na próby wyłudzenia. Zgłaszający wciąż otrzymują fałszywe faktury i pisma do złudzenia przypominające urzędowe decyzje. Pod wpływem presji czasu opłacają należności, które w rzeczywistości trafiają do oszustów. Takie dokumenty należy zawsze weryfikować np. sprawdzając numer konta bankowego lub konsultując się z pełnomocnikiem.

Porady dla przedsiębiorców dotyczące ochrony znaku towarowego

Zarejestrowanie znaku to dopiero początek. Ja zawsze rekomenduję, aby monitorować rynek i regularnie sprawdzać czy ktoś nie używa lub nie zgłasza identycznego lub bardzo podobnego znaku towarowego. Jeżeli tak się dzieje to reaguj na naruszenie. Czasami nawet wezwanie do zaprzestania naruszania praw może okazać się skuteczne.

Używaj znaku w sposób rzeczywisty. W wielu jurysdykcjach prawo do znaku może wygasnąć, jeśli nie jest on faktycznie używany przez kilka lat. Warto znać terminy obowiązujące w wybranym systemie prawnym i odpowiednio dokumentować używanie znaku (np. oferty, wydruki ze stron internetowych, raporty działań marketingowych).

Zarejestrowany znak towarowy to prawo terytorialne. Przykładowo, znak zarejestrowany w UE nie daje ochrony w USA czy Azji. Jeśli planujesz ekspansję zagraniczną, warto wcześniej zabezpieczyć markę także na tych rynkach, najlepiej zanim pojawią się tam Twoje produkty.

Pamiętaj o terminach. W Polsce i Unii Europejskiej ochrona znaku towarowego trwa 10 lat, ale przed upływem tego terminu możesz je przedłużyć na kolejny dziesięcioletni okres.

Znak towarowy to realne narzędzie biznesowe, które zwiększa wartość, rozpoznawalność i bezpieczeństwo Twojej marki.